Je hoort zó vaak dat een beleidsplan na het schrijven in de spreekwoordelijke la verdwijnt. Waarom schrijf je dan nog steeds dikke rapporten als je toch weet dat niemand ze leest? Waarom eindigt al dat denk- en schrijfwerk met een flinke domper? In dit artikel geef ik je tips om te zorgen dat mensen wél aan de slag gaan met de inhoud van jouw plan.

 

Tip 1: Schrijf géén rapport 🙂

Wie zegt dat een rapport een geschikte vorm is om jouw doel te bereiken? Niemand wordt enthousiast van het lezen van dikke documenten. Als je wilt dat de inhoud van jouw rapport wél aankomt bij jouw collega’s of opdrachtgevers moet je jezelf de vraag stellen wat daarvoor de beste vorm is. Vaak is een dik rapport helemaal niet nodig om je doel toch te bereiken. Een voorbeeld uit mijn praktijk:

Nota die geen nota is
In Veldhoven was ik dagvoorzitter van de ‘Kick-off Maatschappelijke participatie’ in opdracht van wethouder Mariënne van Dongen. Ze had enkele honderden mensen uitgenodigd in theater De Schalm om mee te denken over het nieuwe beleid in het sociale domein. Terwijl ambtenaren en gemeenteraad gewend waren aan lijvige rapporten, had ze vanaf het begin één duidelijke afspraak gemaakt: we gaan géén nota schrijven! Vernieuwend beleid moet ook in een vernieuwende vorm gecommuniceerd worden, vond ze.

 

Grote hoeveelheid inhoud samenvatten
Na het organiseren van enkele bijeenkomsten waarbij betrokkenen input hadden gegeven over het nieuwe beleid, lag er flink wat waardevolle input in de vorm van notulen, wordclouds, geschreven notities, flipovers, post-its. Het was mijn opdracht om deze inhoud te vertalen naar een krachtige kernboodschap en een vernieuwende pakkende vorm.

Alle input vanuit de bijeenkomsten maatschappelijke participatie op een rijtje - klaar om te gaan samenvatten!

Alle input vanuit de bijeenkomsten maatschappelijke participatie op een rijtje – klaar om te gaan samenvatten!

6V’s van Veldhoven
Ik had al die inhoud samengevat in 6 V’s; Verbonden – Vertrouwd – Vlakbij – Vindingrijk – Voorkomen en Vooruit en die gewoon op 1 A4 gezet met nog een paar regeltjes erbij. Meer niet. Lekker kort en krachtig en ‘de 6V’s’ kon iedereen toch wel onthouden? De ambtenaren waren superblij met dit resultaat. Samen hebben we dit nog verder uitgewerkt en uiteindelijk zijn alle collega’s én de gemeenteraad akkoord gegaan en blij met dit compacte resultaat.

6V's van Veldhoven

6V’s van Veldhoven

Alternatieven voor een document
Je hoeft dus geen document te schrijven om je inhoudelijke boodschap toch over te brengen. Denk ook eens aan andere vormen of manieren! Bijvoorbeeld:

  • Een filmpje
  • Een stripverhaal
  • Een animatie
  • Een vlog
  • Een infographic
  • Een tatoeage / plakplaatje
  • Een uitklapbaar boekje
  • Een voorwerp dat je kernboodschap vertelt
  • Een theatervoorstelling die je met betrokkenen maakt
  • Een reis of inspiratietour
  • Een belevingsruimte in het pand waar jullie werken
  • Een festival
  • Een cabaretvoorstelling
  • Een spelshow of quiz
  • Een kaartspel
  • Een magazine (dank voor de tip Jim Broeren)
  • Een website (dank voor de tip Petra Bulk)

Dus: Denk creatief over de vorm die je kiest voor je plan

Tip 2: Zorg dat de kern van je plan helder is

Beheers jij de kunst van het weglaten? Een bekend gezegde luidt; “Liever één vogel in de hand dan tien in de lucht”. Ben je in staat om hoofd- van bijzaken te scheiden? Het is de kunst om te focussen op de kern van je verhaal in plaats van alle details.

Kom tot de essentie
Vraag je bij het schrijven van beleid goed af; Wat moeten mijn collega’s écht onthouden als ze aan de slag gaan? Als je kritisch durft te kijken naar alle inhoud die je zou kunnen bedenken over het onderwerp kom je (hopelijk) tot de conclusie dat de essentie maar om enkele heel eenvoudige dingen gaat. Een voorbeeld uit mijn praktijk:

Niet overladen maar verleiden
Ik werkte als marketingcoördinator bij Fontys en we zagen dat jongeren vaak de verkeerde studie kozen. Das ook niet zo verwonderlijk; er zijn veel te veel opleidingen waar een jongere uit kan kiezen. Fontys had bijvoorbeeld toen 29 economische opleidingen die in de voorlichting niet goed samenwerkten. Met veel uitzoekwerk, onduidelijkheid en frustratie bij de jonge studiekiezer tot gevolg.

Kies één haalbaar communicatiedoel
We besloten dit probleem aan te pakken met een reclamebureau en we gaven een duidelijke briefing; Bedenk een middel om jongeren in 45 minuten uit 29 opleidingen maximaal 3 opleidingen te kiezen. We richtten ons specifiek op het bezoek aan een open dag, daarvoor moest een nieuwe voorlichting ontwikkeld worden. Door een duidelijk en haalbaar communicatiedoel te stellen kon het bureau een creatieve werkvorm ontwikkelen die heel goed aansloeg.

Petje-op-petje-af
De jongeren konden in een petje-op / petje-af quiz per thema een vraag beantwoorden die snel duidelijkheid gaf of dat thema bij je zou passen. Eerst kregen ze dan een 1-minuutfilmpje te zien over de beroepsgroep waarin eenvoudig maar duidelijk werd uitgelegd wat de beroepsgroep inhield én welke talenten je ervoor nodig had. Na het filmpje volgde de quizvraag en er waren natuurlijk leuke prijzen te winnen. De creatieve vorm zorgde ervoor dat we niet alle 29 opleidingen hoefden te presenteren maar de jongeren gewoon één stapje verder bracht in hun toch al zo moeilijke keuzeproces.

Communiceren is doseren
Dat is ook mijn tip; probeer in je communicatie niet al je informatie over je collega’s uit te storten maar doseer in het geven van informatie op basis van prioriteit. Begin met de belangrijkste informatie en geef dan, als er belangstelling komt, meer informatie. Eigenlijk moet je dit soort communicatie ook als reclame zien; probeer je collega’s te verleiden om meer te willen weten van je onderwerp. En gebruik daar dus ook creatieve, aansprekende en overtuigende middelen voor. Gedraag je wat meer als reclamejongen! 🙂 Of meisje natuurlijk 😉

Onthoud dus: Communiceren is doseren

Tip 3: Breng je kernboodschap als een reclame

“Even Apeldoorn bellen…”. “Foutje, bedankt!”. “Ik zei nog zo…geen bommetje!!”. “Dat is snel, dat lijkt Overtoom wel…!”. Reclameboodschappen blijven goed hangen, omdat ze creatief zijn en vaak met humor gebracht worden. In feite herhaalt men een kernachtige, pakkende boodschap gewoon net zo vaak totdat je het niet meer uit je hoofd krijgt. De overheid doet dat ook steeds meer, bijvoorbeeld met de ‘BOB’-campagne tegen rijden met alcohol op, of DING-FLOF-BIPS om de landen die bij de EU horen te onthouden. Waarom zou je jouw beleidsplan niet ook als een reclameboodschap zien?

Spreek tot de verbeelding
Als je in staat bent jouw beleid ook tot de verbeelding te laten spreken waardoor de kernboodschap herinnerd wordt op het moment dat je collega’s er iets mee moeten doen, is je missie pas echt geslaagd toch? Een voorbeeld uit mijn praktijk:

Formuleer een kernboodschap
In Veldhoven worstelde een groep ambtenaren met het formuleren van beleid voor de nieuwe omgevingswet. Deze wet vraagt een compleet nieuwe manier van werken van ambtenaren; de burger krijgt meer ruimte van de overheid. Goed nieuws zou je zeggen! Toch was het lastig om dit goed naar de Veldhovense, en Bestse (de gemeentes werken samen) te vertalen. Groepen ambtenaren hadden goed nagedacht over de inhoud die hierbij paste maar tot een compacte, pakkende kernboodschap was het nog niet gekomen.

Ruimtemissies
Ik werd erbij gevraagd en ging met de beschikbare inhoud aan de slag. Nog een hele uitdaging, maar na een creatieve zoektocht bleef één metafoor hangen; ruimtevaart! Het woord ruimte past heel goed bij enerzijds ‘ruimtelijke ordening’ en anderzijds ‘ruimte geven’ aan de burger en ondernemer. Ruimte kan je ook nog maken, delen, pakken en ik kwam ook nog met ‘ruimte voor verandering’, ‘speelruimte’ en stiekem ook nog met ‘geen gelul in de ruimte’. Maar die laatste heeft het -zoals je begrijpt- niet gehaald 🙂

Logo van de ruimtemissies

De ambtenaren én wethouders waren erg blij met deze metafoor omdat deze tot de verbeelding spreekt. Ruimtevaart is spannend, een avontuur, je hebt er lef en doorzettingsvermogen voor nodig. Dat past goed bij de nieuwe omgevingswet en datgene wat het voor de ambtenaren betekent. Kortom: missie geslaagd!

5 ruimtemissies

Hoe kom je op een beeld dat blijft hangen?
De kunst is om alle inhoud tot je te nemen en er dan bepaalde woorden uit te halen die de juiste beelden bij mensen oproepen. En om ook dóór te associëren op die woorden als ze nog niet goed genoeg zijn. Als je de kern van wat je wilt vertellen probeert te vergelijken met iets dat mensen heel goed kennen én dat het juiste gevoel oproept, heb je een krachtige manier om te communiceren. Een metafoor is daarvoor heel geschikt.

Associëren kan je op verschillende manieren doen;

  1. Zelf met een leeg vel of mindmaptool alles wat er in je opkomt bij een onderwerp opschrijven.
  2. In synoniemenwoordenboeken zoeken of een thesaurus. Ik gebruik meestal de gratis website synoniemen.net waar je heel veel kunt vinden.
  3. Een handige tool zoals ‘pondr’ gebruiken die ‘automatisch’ voor je kan associëren
  4. Je kunt ook mensen in je omgeving vragen wat er bij hun allemaal opkomt.
  5. Zoeken in google en/of google afbeeldingen op de woorden die relevant zijn en dan kijken wat er allemaal naar boven komt.

Kortom: probeer de levendige denkbeelden van mensen aan te spreken!

Tip 4: Gebruik verschillende middelen per fase

“One size fits all” bestaat niet in beleidsplannenland. Als je eenmaal je kerninhoud hebt is het belangrijk om per fase in het proces, misschien zelfs per doelgroep of platform, te kijken welke vorm het meeste geschikt is om je inhoud te brengen.

Plannen maak en implementeer je in verschillende stappen, grofweg onderscheiden we 3 fasen;

  1. Ophaal of inputfase
  2. Planvormings / strategie of creatiefase
  3. Uitrol / implementatie of actiefase

Met name voor de laatste fase is een document dus helemaal niet geschikt. En ook het plan of de strategie kan je veel beter in een creatieve vorm gieten. Mijn tip is dus om vanaf de tweede stap meteen in creatieve en communicatieve vormen te gaan denken, en niet in documenten.

Liever papier dan digitaal
Toen ik in Veldhoven de ruimtemissies ging bedenken heb ik gebruik gemaakt van een grote rol bruin papier die aan de muur op mijn kantoor hing. Papier is soms veel handiger en effectiever dan digitale tools. Met een stift in je hand ben je enerzijds heel creatief, vloeiend en losjes. Anderzijds denk je wel even goed na voordat je zo’n dikke zwarte streep definitief op het papier zet. Dat stuk ‘brown paper’ gebruiken we tot op de dag van vandaag om de pitch te houden, omdat dit simpele tekeningetjes nog steeds tot de verbeelding spreken, veel meer dan een strakke powerpoint.

Schets van de ruimtemissies in de conceptfase

Schets van de ruimtemissies in de conceptfase

Welke middelen zou je per fase kunnen gebruiken?

  1. Ophaal of inputfase
  • Flipovers
  • Post-its
  • Wordclouds
  • Input via smartphones
  • Tekeningen van mensen
  • Video’s
  • Briefjes met input
  • Geluidsopnames van interactieve sessies
  1. Planvormings / strategie of creatiefase
  • Brownpapers
  • Schetsen
  • Mindmaps
  • Tekeningen / strips
  • Infographics
  • Pitchpresentatie
  • Videopitch
  • Een serious game
  1. Uitrol / implementatie of actiefase
  • Filmpjes
  • Social media communicatie
  • Challenges / wedstrijden
  • Trainingen en workshops
  • Gespreksvormen / werkdocumenten
  • Een magazine
  • Een website

Bij de 6V’s van Veldhoven hebben we een A2-gespreksdocument laten ontwerpen volgens de dialoogstrategie. Omdat we vooral in gesprek wilden met mensen en hun eigen beelden daarin leidend wilden laten zijn hebben we een gespreksformat bedacht ondersteund met een papieren tafellegger.

A2-gespreksdocument (tafelleger) als toolkit voor mensen om aan de slag te gaan met de 6V’s

 

 

Dus: Kies bewust het meest geschikte middel per fase

Conclusie

Een document is een prima manier om uitgebreid beleid op te schrijven, maar niet om het over te brengen aan de mensen die er iets mee moeten gaan doen. Kies dus de beste communicatiemiddelen die er zijn, per fase van het proces.

Meer lezen over hoe boodschappen blijven plakken?
Het boek De Plakfactor behandelt een deel van de dingen die ik hierboven beschrijf, zeker een aanrader om te kopen!

Hulp nodig?

Kan je mijn meedenkhulp gebruiken om jouw beleid(splan) ook meer te laten plakken? Schroom niet om me te benaderen, ik denk graag mee! Kijk ook eens op de pagina van Bliqsem studio voor meer informatie.

Workshop

Bliqsem kan ook een workshop verzorgen over het samenvatten van een beleidsdocument in een krachtige kernboodschap. Meer info via contact!

Neem contact met me op